Aktivierung der ePA in medatixx

Welche Voraussetzungen gibt es für die Aktivierung der ePA in medatixx?

Zur Aktivierung der derzeit noch freiwilligen „ePA für alle“ ist mindestens das medatixx Update 1.85 erforderlich. Das aktuelle Update 1.86 wurde seit dem 23.5. ausgerollt und sollte inzwischen flächendeckend zur Verfügung stehen. Bitte installieren Sie das Update unbedingt, damit Sie von den darin enthaltenen stabileren und verbesserten Funktionalitäten profitieren können.

Bitte überprüfen Sie nun zunächst, ob für jeden Benutzer auch ein Vorname eingetragen ist, dieser ist vor der Aktivierung erforderlich! Der Vorname fehlt gelegentlich, da bisher nur der Nachname als Pflichtfeld vorgegeben ist. Gehen Sie hierzu auf den Bereich „Einrichtung“ -> „Benutzer“. Wählen Sie den Benutzer aus, bei dem der Vorname fehlt und ergänzen Sie diesen.

Wie aktiviere ich die ePA in medatixx?

Klicken Sie dann zunächst in dem unteren Hauptbereichs-Menü (1) auf das Zahnrädchen „Einstellungen“. Gehen Sie im Anschluss im linken sich öffnenden Menü (2) auf den Punkt „ePA“. Hier finden Sie den Schieberegler „ePA für alle Funktionen“ (3). Aktivieren Sie diesen bitte. Sollte sich der Regler nicht aktivieren lassen, kontaktieren Sie bitte unseren Support, der für Sie nach der Ursache schaut.

Lesen Sie sich die daraufhin erscheinenden Hinweise (erscheint ab Update 1.86) durch, sie enthalten alle wichtigen Informationen zu den Vorabeinstellungen. Schließen Sie diese danach.

Jeder Benutzer muss die Rolle in den Einstellungen für sich hinterlegen. (4) Leistungserbringer müssen ihre Rolle als Autor und Einsteller in dem Pulldown auswählen, Mitarbeiter lediglich die Rolle als Einsteller.  Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen immer nur für den angemeldeten Benutzer gelten und somit von jedem Benutzer eigenständig vorgenommen werden müssen.

In den weiteren Einstellungen (5) stellen Sie ein, welchen Kategorien die heruntergeladenen Dokumentenklassen zugewiesen werden sollen. Wenn Sie mit x.archiv arbeiten, können Sie hier auch Einstellungen für die Archivierung vornehmen. Hier stellen Sie auch ein, welche Dokumente (wie beispielsweise die eAU) automatisch in die ePA hochgeladen werden sollen.

Wenn Sie alles erfasst haben, klicken Sie auf „speichern“ (6). Schließen Sie das Programm und starten Sie es neu.

Sie sind mit diesen Vorbereitungen nun grundsätzlich bereit, Dokumente in der ePA bereitzustellen und zu empfangen.

Was tun, wenn die ePA nicht angezeigt wird?

Ob der Patient der elektronischen Patientenakte widersprochen hat oder Sie diese befüllen dürfen, erkennen Sie an dem grünen oder roten ePA-Symbol im Permanentbereich in der jeweiligen Karteikarte des Patienten. Hierfür muss jedoch die Karte beim Besuch neu eingelesen werden.

Sie können versuchen, den Status der ePA im Bedarfsfall auch manuell über das PVS medatixx abrufen, wenn das Stecken der Karte zu keiner Synchronisierung geführt hat. Gehen Sie hierfür in der Karteikarte des Patienten links auf den Bereich „Patienten-Stammdaten“. Unterhalb der „Persönlichen Daten“ finden Sie den Button „ePatientenakte“. Klicken Sie diesen an und drücken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf „Status online ermitteln“.

Noch ein Tipp: Wenn Sie die Krankenkassenkarte Ihrer Patienten nachdem Sie die ePA in medatixx aktiviert haben einlesen, lassen Sie diese etwas länger als sonst gewohnt im Terminal stecken. Die Synchronisierung der Informationen zur ePA dauert nach ersten Erfahrungen zum Teil etwas länger.

Ein Hinweis darauf, dass Sie die elektronische Patientenakte (ePA) als Erste oder Erster befüllen, liegt vor, wenn sich noch keine Inhalte im Bereich der ePA befinden. Auch ältere Dokumente dürfen in die ePA eingestellt werden – eine Verpflichtung hierzu besteht jedoch nicht.

Tutorials zur ePA

In diesem Zusammenhang möchten wir auf die Videos der medatixx-Akademie verweisen. Hier finden Sie einige kurze Videos zu den Bereichen:

• Aufruf und Zugriff
• Aufbau und Funktionen
• eMedikationsliste
• Dokumente hochladen
• Dokumente importieren

Wir versuchen Sie bei eventuellen Problemen bestmöglich zu unterstützen, gerade in der Anfangsphase kann unter Umständen noch das ein oder andere ungewünschte Verhalten auftreten, das noch von Seiten der TI, der KV oder von anderen Entwicklern behoben werden muss.

Übrigens: Die elektronische Patientenakte (ePA) ist besonders gut geschützt, weil unsichere Dateiformate gar nicht erst verwendet werden können. Es lassen sich nur strukturierte Daten – beispielsweise die Medikationsliste – und derzeit (besonders sichere) PDF/A-Dateien hochladen. Auch Bilddateien müssen im PDF/A-Format hochgeladen werden. Trotzdem ist immer ein aktuelles Virenschutzprogramm auf Ihren Praxiscomputern natürlich unumgänglich, um die IT-Sicherheit der Praxis jederzeit zu gewährleisten.

Sollten Sie im Zusammenhang mit der ePA Informationen zu rechtlichen Fragestellungen haben, empfehlen wir Ihnen dieses Dokument der KBV.

Wie überprüfe ich, ob eine TI-Störung vorliegt?

Und noch Hinweis: Auf unserer Homepage haben wir als Service den Bereich „Aktuelle TI-Störungen“ der gematik eingerichtet. Wenn einmal etwas nicht wie gewohnt funktioniert können Sie hier sehen, ob generell eine Störung der Telematikinfrastruktur vorliegt und deshalb bestimmte Funktionen – meist zum Glück nur sehr kurz – eingeschränkt sind.

Wir hoffen, Ihnen mit der Kurzanleitung weitergeholfen zu haben und wünschen Ihnen nun erste möglichst positive Erfahrungen im Umgang mit der ePA.

Ihr Support-Team von tbs.

Stand: 05.06.2025